Import von Belegerfassungdaten

Hallo zusammen,

in Navsion würde ich gerne einen Report oder einen Dataport Programmieren für folgenden zweck:

Die Datenerfassung wird in Excel vorgenommen. Die Spalten werden mit den Daten, die in der Belegerfassung-> Rechnungen nötig sind, vordefiniert.
Dann sollen die Daten pro Zeile in Navision importiert werden. Die Belegerfassung quasi ausgefüllt sein und die Rechnung soll in Navision den Status erfasst haben. So das eine nachträglich korr. noch vor dem buchen möglich ist.

Kann mir jemand erläutern wie ich da am besten vorgehen?

Vielen Dank für eure Hilfe.

Willkommen im Forum!

Wieso soll der Benutzer nicht direkt im System arbeiten?
Sind nicht genug Lizenzen vorhanden?
Man kann pro Benutzer auch Buchungsverbote per Rechte verteilen, somit können sie diese zwar erfassen aber nicht buchen.
Eine Schnittstelle dieser Art ist nicht so einfach für einen Anfänger zu realisieren.

Hallo,

also Excel, weil dies scih leichter zu realisieren lässt..... es schreiben nciht immer die gleichen leute rechnungen. Die mehrstufige Belegerfassung(wo die Mitarbeiter in Navision geschult werden) werde ich nur als letzte Lösung nehmen. Wenn das mit einem Dataposrt nicht zu realisieren ist.
Reports habei ich schon geschreiben ud designed und hierzu auch ne Schulung belegt gehabt. Das nichts neues.
Ich denke wenn ich weiss wie ich an die Sache ran gehen muss, auch weiss wie ich es umsetze. Unterstützung haeb ich auch von Professioneller Seite(Freund= Dipl. Informatiker> kent sich nur nciht mit Navision aus).
Also wäre es nett wenn du mir trotzdem Anhaltspunkte geben kannst oder auch evtl. falls du weisst wie die Umsetzung läuft.

Danke :)

Wozu kauft man ein ERP-System, wenn man dessen Vorzüge nicht nutzen möchte?
Ein Benutzer, der die Daten nur in Excel erfasst, schreibt doch am ganzen Prüfmechanismus vorbei.
Er bekommt keine Auswahlhilfe bei der Debitorennummenr, erhält keine Fehlermeldung bei unlogischen Eingaben, erhält keine Kreditlimitwarnung etc. pp ...

Und ich kann ehrlich gesagt nicht nachvollziehen, was an der Belegerfassung in NAV so kompiliziert sein soll ...

Hallo,

ich kann JanGDs Einwand da schon verstehen.
Excel lässt sich zwar leicht!? programmieren, es bedeutet aber immer einen Medienbruch, und nicht nur weil ich das ganze besser beherrsche, sollte man vielleicht doch darüber nachdenken, dein Pronblem in NAV zu realisieren. Der Vorteil einer NAV- Lösung ist die genaue Prüfung der Daten bei der Eingabe, alles was NAV nicht kennt, kann man nicht eingeben. In Excel geht das schon. Außerdem müssen Anpassungen im Ablauf immer doppelt (NAV u. Excel) implementiert und getestet werden. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, das es bei Updates dadurch häufiger Probleme gibt, weil die zweite Lösung bei den Anpassungen nicht berücksichtigt wird.

Gruß, Fiddi

Hallo,

ich kann eure Einwände auch verstehen, für mcih wäre es aber ohne einen möglichen Import im zweifelsfall mehr arbeit die Zuständigen Mitarbeiter schicken mir per mail die Information zur Rechnungsstellung und ich gebe sie ein. Da wäre es einfacher alles in Excel zu sammeln und dann einmal in der Woche einzuspielen. Weiter schreiben manche Mitarbeiter nur einmal im Jahr Rechnungen. Hier lohnt dann auch keine Einweisung. Ich würde mir die Option mit der Excelschnittstelle gern offen halten für Fälle wo eine Einarbeitung keinen Sinn macht. Ist nicht einfach da es viele verschiedene Grunde gibt die hier für Excel sprechen. Z.B. das wenn noch andere Daten der Kunden erfasst werden soll wie Geburtsdatum, Buchbestellung usw. diese nicht in NAv hinterlegt werden können eh parallel eine Datenbank gepflegt werden muss. Warum dann nicht gleich in Excel und nach NAV importieren?

Und weiss jemand wie die Rechte gesetzt werden müssen bei der Belegerfassung? Also nur Rechnungserfassung sonst nichts.

Hat den jemand damit Erfahrung Serienbriefe für Anschreiben zur Rechnung aus Navision zu gnerieren? Und weiter muss man dazu sagen funktioniert dies wenn man mit Sammeldebitoren(z.B. D20010 Forderungen B) arbeitet?



Vielen Dank.

Der Aufwand solcher Schhnittstelle ist groß. Hier im Forum wirst Du keine Lösung vorgesetzt bekommen, und wenn Du ein Angebot dafür von Deinem NAV-Partner anforderst, ist das Thema generell abgeschrieben, weil zeigen wie man 5 Felder in NAV einträgt ist immer günstiger als diese Lösung zu implementieren und zu warten. Ausserdem ist Hilfe unter Kollegen eigentlich normal. Da muss nicht immer der Admin hinterherlaufen.
Ansonsten: Doku schreiben

Hallo,

ich kann eure Einwände auch verstehen, für mcih wäre es aber ohne einen möglichen Import im zweifelsfall mehr arbeit die Zuständigen Mitarbeiter schicken mir per mail die Information zur Rechnungsstellung und ich gebe sie ein. Da wäre es einfacher alles in Excel zu sammeln und dann einmal in der Woche einzuspielen. Weiter schreiben manche Mitarbeiter nur einmal im Jahr Rechnungen. Hier lohnt dann auch keine Einweisung. Ich würde mir die Option mit der Excelschnittstelle gern offen halten für Fälle wo eine Einarbeitung keinen Sinn macht. Ist nicht einfach da es viele verschiedene Grunde gibt die hier für Excel sprechen. Z.B. das wenn noch andere Daten der Kunden erfasst werden soll wie Geburtsdatum, Buchbestellung usw. diese nicht in NAv hinterlegt werden können eh parallel eine Datenbank gepflegt werden muss. Warum dann nicht gleich in Excel und nach NAV importieren?

Ich würde an deiner Stelle auch von der Excel-Variante Abstand nehmen.
Du machst dir damit viel mehr Arbeit als andersrum.
Vom Änderungsaufwand bei Updates, unterschiedlichen Excelversionen, unterschiedlichen Formaten bei der Eingabe oder unterschiedlichen Codepages ganz abgesehen.

Abhaken und nicht mehr darüber nachdenken!

Und weiss jemand wie die Rechte gesetzt werden müssen bei der Belegerfassung? Also nur Rechnungserfassung sonst nichts.

Gute Frage! Genau hier würde ich an deiner Stelle ansetzen.

Bau lieber ein gutes Rollenkonzept auf und investiere ein wenig mehr Arbeit in die Rechtevergabe.
Einfach hier im Forum nachschauen, da gibt es massig Themen zur Rollen-/Rechtevergabe.

Du solltest mit den Standardrollen in Navision auskommen.
Hier mal ein Beispiel für die Rollenvergabe (ungetestet):

Sachbearbeiter (für Auftragserfassung)
ALLE
VERKAUFKOPF
VERKAUF-A/A/R/R/G
VERKAUF-DEBITOR
VERKAUF-DEBIT, BEARB
VERKAUF-GEB. L/R/R/G

Für Sachbearbeiter (für Erfassung und Buchung)
ALLE
VERKAUFKOPF
VERKAUF-A/A/R/R/G
VERKAUF-DEBITOR
VERKAUF-DEBIT, BEARB
VERKAUF-GEB. L/R/R/G
VERK-A/A/R/R/G, BUCH

Hat den jemand damit Erfahrung Serienbriefe für Anschreiben zur Rechnung aus Navision zu gnerieren? Und weiter muss man dazu sagen funktioniert dies wenn man mit Sammeldebitoren(z.B. D20010 Forderungen B) arbeitet?

Ja, das geht auch.
Man muss dafür nicht einmal Office Word bemühen, sondern die Sections in einem Report ausprogrammieren.
Genau dafür sind die Sections in einem Report erfunden worden!

Bei Sammeldebitoren geht das auch.
Man muss das dann aber in der Programmierung in den Sections berücksichtigen.


Du kannst natürlich auch WORD verwenden.
Entweder du bindest Office als Automation in einen Report ein oder du exportierst dir nur deine benötigten Angaben in eine Datei, welche du dann als Datenquelle für deinen Serienbrief in WORD einbindest.

Zum Thema diesen Geschäftsprozess den Mitarbeitern beizubringen sehe ich nicht solche Probleme.
Du zeigst in einer Mitarbeiterrunde wie man vorgeht.
Zusätzlich erstellst ein Dokument mit Screenshots, wie man Aufträge und Kunden anlegt.

Einem Leitenden oder authorisierten Sachbearbeiter gibst du dann noch die Buchungsrechte und der soll über alle angelegten Aufträge schauen und diese dann täglich oder einmal in der Woche buchen.
Schon kannst du dich auf andere Aufgaben konzentrieren!

Später zeigst du noch Jemanden wie man Gutschriften erstellt und dann wird das Stück für Stück eine Runde Sache.

P.S.: Wie du hoffenlich merkst, wird es auf Dauer nicht ausreichen nur Verkaufsbelege von Excel nach NAV zu importieren.

Viel Erfolg dabei!

[EDIT] Die Rolle VERKAUF-DEBIT, BEARB sollte nur dann hinzugefügt werden, insofern auch Debitoren angelegt/geändert und gelöscht werden düfen.

mfg,
winfy

Zuletzt geändert von winfy am 25. Juli 2011 10:53, insgesamt 2-mal geändert.

Einem Standard Sachbearbeiter würde ich keine Debitoren editier-Rechte geben. Dubletten ist nicht nur in den Kontakten ein Thema.
Evtl. modify aber definitiv nicht insert/delete.

Einem Standard Sachbearbeiter würde ich keine Debitoren editier-Rechte geben. Dubletten ist nicht nur in den Kontakten ein Thema.
Evtl. modify aber definitiv nicht insert/delete.

Ein reines MODIFY für die Debitoren gibt es aber meines wissens nicht in den Standard-Rollen. ;)
Ich wollte hier nun nicht noch selber eigene Rollen festlegen.

Grundsätzlich geb ich dir Recht, aber bei manchen Unternehmen werden die Debitoren sicherlich noch händisch angelegt.
Nun ist die Frage macht das der Sachbearbeiter in der Buchhaltung oder der im Verkauf.
Am Besten wäre sicherlich, wenn eine automatische Auftragserfassung stattfindet (z.B. von einem WebShop), so das neue Debitoren automatisch angelegt werden.
Dann würden natürlich auch nur die Lese-Rechte für einen Sachbearbeiter im Verkauf ausreichen.
Ich habe meinen obigen Beitrag editiert.

mfg,
winfy

So,... wir haben uns nun entschieden, die Belegerfassung wird durch die geschulten Mitarbeiter durchgeführt und für den Serienbrief wird es wohl eine zusätzliche Section geben.
Hier ist meine Frage folgende:

Ablauf ist jetzt:
1. Erfassung Mitarbeiter A anderer Standort(nach Schema F)->dann freigabe zur MBV(nur zur Eingabe geschult(keine kontierungskenntnisse und auch nicht gewollt)
2. Kontierung durch Mitarbeiter B zentral ,er stellt der Beleg zurück(MBV) und kontiert dann richtig, durch das zurück stellen landet der Vorgang dann kurzzeitig wieder in der Erfassung <- und hier liegt das Problem.

Das kann zu Verwirrungen führen. Gibt es eine Möglichkeit die Rechnungen in einem Belegerfassungsjournal nach zu korrigieren oder dort die Erfassung vorzunehmen? So das die beiden Vorgänge nicht vermischt werden?

Danke für eure Hilfe.