E-Mail-Protokollierung

Hallo zusammen,

ich habe bzgl. der E-Mail-Protokollierung noch ein paar Fragen.

Habe ich das richtig verstanden, daß die Mails, die keinem NAV-Kontakt zugeordnet werden können, aus dem Queue-Ordner endgültig gelöscht werden? Wenn ja, wäre das natürlich nicht so schön. Ist es evtl. doch möglich das ganze so einzustellen, daß -auch wenn keine Zuordnung stattfinden kann- Mails nicht gelöscht werden und einfach in dem Ordner stehen bleiben?

Bei unserem Kunden läuft Outlook / NAV auf einem Terminal-Server. Muß ich -was die E-Mail-Protokollierung betrifft- im besonderen bestimmte Punkte beachten?

Danke schon mal im voraus.

MfG
Kolibri

Hi Kolibri,

ja, die werden gelöscht. Auch alle Mails, die ein anderes Kennzeichen als "Normal" haben (Ein Umstand, den man auch gut nutzen kann). Wir haben das bei dem letzten Kunden von uns so eingerichtet, dass alle eingehenden Mails über die Archivierungsfunktion des Exchange-Server auch in die Inbox (die gleichzeitig der Queue-Folder ist) des "NAS Mail Accounts" geschmissen werden.

Dabei muss man aber ein paar Dinge beachten:
- Die Mail Adressen in NAV müssen gut gepflegt sein. Bei der Suche nach einem passenden Kontakt geht "er" stur sequentiell vor. D.h. findet er eine Adresse die passt, wird die Mail als Aktivitätenprotokollposten an den Kontakt gehängt. Egal ob das auch der ist, zu dem die Mail gehört. Am besten alle Mail Adressen einzigartig.
- Bei größeren Unternehmen mit einem Betriebsrat oder ähnlichen Kontrollgremien bzw. im Zweifel dem Geschäftsführer ist das immer abzustimmen. Denn dieser Mail Account bekommt ALLE Mails. Je nach Intervall werden diese zwar nach ein paar Minuten wieder gelöscht bzw. verschoben und stehen eh im System zur Verfügung, dennoch ist das eine datenschutztechnisch heikle Angelegenheit. Und der Account sollte natürlich ein dedizierter sein, den keiner nutzt und dessen Passwort am besten so gut wie niemand kennt.
- Die Mitarbeiter müssen genau eingewiesen werden, dass Mails die nicht gelogt werden sollen ein anderes Kennzeichen als "Normal" bekommen müssen. Dann funktioniert das einwandfrei.
- Man wird nie ganz drum herum kommen gelegentlich einen Blick auf die Aktivitätenprotokollposten zu werfen, ob da alles "koscher" ist.
- Es ist sorgfältig abzuwägen, ob das in dem jeweiligen Unternehmen so geht.

Die Mails landen ja so oder so erst einmal bei dem Verkäufer. Also sind sie nie ganz weg. Wenn es nicht so viele Mails sind, die gespeichert werden müssen, macht man den Queue-Folder einfach öffentlich und lässt die Verkäufer relevante Mails manuell dorthin kopieren/verschieben.

Normalerweise muss man an einem Terminalserver nichts beachten. Wichtig ist nur, dass es nur ein Mail-Profil gibt (das des NAS-Accounts). Es geht teilweise (nicht immer) auch, wenn mehrere Profile vorhanden sind. Dann muss aber darauf geachtet werden, dass das Standard/Default Profil das des "NAS Accounts" ist, da dieses von NAV genutzt wird.
Und natürlich muss der NAS auch auf der Maschine laufen, da er sonst nicht auf Mails zugreifen kann.

Gruß
Marc

Hi Marc,

danke für die Antworten, die haben mich wirklich weiter gebracht. Jetzt kann ich zumindestens bei den Themen Synchronisierung/E-Mail-Protokollierung einigermaßen mitreden.

Du schreibst u.a. "...dass Mails die nicht gelogt werden sollen ein anderes Kennzeichen als "Normal" bekommen müssen. Dann funktioniert das einwandfrei.".

Was genau meinst du mit "Normal"? Heißt das, das ich im Vorfeld aufgrund einer bestimmten Eigenschaft einer Mail diesen von der Protokollfunktion ausschließen kann?

MfG
Kolibri

Hi,

genau das heißt es. Bei den "Vertraulichkeitsoptionen" gibt es vier Stufen: Normal, Persönlich, Vertraulich und Privat. "Findet" der NAS eine Mail im Queue-Folder, die nicht "Normal" als Vertraulichkeit hat, dann wird sie gelöscht - unabhängig davon ob sie einem Kontakt zugeordnet werden könnte.
Nutzt man also die Archivfunktion, wie ich es beschrieben habe, dann kann man diesem Umstand nutzen, um bestimmte Mails von der Archivierung auszuschließen.

Gruß
Marc