[gelöst] Erinnerung an einen auslaufenden Vertrag

Hallo Zusammen!

im zuge dessen, das wir einige Vertrags-Informationen in CRM importieren habe ich mir einen Workflow erstellt, welcher einen Monat vor Ablauf eine Mail an ein Öffentliches Postfach schickt.

Leider funktioniert dies nicht sooo wie es soll. Ich erstelle einen Vertrag, aber die Mail geht schon direkt am anfang raus!

Was habe ich falsch gemacht?

(Siehe Anhang)

Vielen Dank im voraus!

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Hallo dneumann,

wenn die Mail sofort raus geht, dann reagiert das System gemäß der hinterlegten Logik korrekt. Es liegt nicht am System

Dein Workflow wird gestartet, weil du den Workflow beim Create des Vertragsdatensatzes auslöst. Und du verwendest die Option "E-Mail-Senden". Damit schickst du sofort die Mail los.

Es gibt mehrere Lösungsansätze, du kannst an beiden Schrauben drehen. Am einfachsten ist es, wenn du als erste Stufe des Workflows eine Warteschleife einbaust (Schritt Wartebedingung /Prozess Timeout 30 Tage vor Ablaufdatum). Erst wenn das Systemdatum dem Ablaufdatum Vertrag minus 30 Tage entspricht, dann wird der Schritt "Email sofort verschicken" aktiv. Hat auch den Vorteil, dass bei einer frühzeitigen Verlängerung die Mail gar nicht erstellt wird

Hallo

Heißt das für mich, dass ich alle Einträge neu machen muss? Damit der angepasste
Workflow richtig läuft ?

Wo kann ich das mit dem (1 Monat vor Ablauf) einstellen ??

Danke schon mal:)!

Ich würde keine wartenden Workflows erstellen, die länger als ein oder zwei Tage warten müssen.

Zum einen verursachen wartende Workflows eine nicht zu unterschätzende Last auf dem Server (die Wartebedingung wird alle 3 Minuten geprüft), zum anderen bekommst du Probleme, wenn du das System updaten und/oder den Workflow anpassen musst. Ein wartender Workflow wird immer die alte Logik ausführen und nicht die geänderte, neue Logik.

In unserem fall geht es unter anderem um Lizenzen die 3 Jahre laufen! Und wir wollen einen Monat vorher daran erinnert werden.

Das kann doch nicht solch ein Problem für das
CRM System sein ? :(

Guten Morgen zusammen!

ich habe gerade mal versucht, so eine Warteoption zu entwerfen.
Leider sehe ich hierbei ein Problem!

Ich habe zuerst ausgewählt, dass es sich um einen Vertrag handelt, dann wollte ich sagen Wenn Datum gleich Vertragsende minus 1 Monat ist.
Das einzige was aber von der Auswahl einigermaßen passe war wenn Vertragsende gleich Vertragsende minus 1 Monat ist.

Dies dürfte aber eigentlich nicht funktionieren, da das Vertragsende datum ja gleich bleibt und nie auf Vertragsende minus 1 Monat kommen kann.

Wie soll man das dann überhaupt umsetzten ?



Zum Thema Auslastung, ich hoffe das es trotzdem irgendwie geht, da wir dies unbedingt so nutzen wollen. Und die Funktion ja sozusagen gegeben ist
Oder sehen Sie einen Lösungsansatz, Herr Sulz, der Ressourcenschonender ist ?


Vielen Dank für eure Unterstützung!

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Thema kann geschlossen werden, auf Grund des genannten Ressourcenverbrauchs, habe ich mir eine alternative einfallen lassen und ein entsprechendes Dashboard entworfen.
Dies ermöglicht unseren Mitarbeitern einen guten Überblick über alle laufenden Lizenzen/Verträge!

Trotzdem Danke!

Hallo,

auch eine gute Möglichkeit