"Set-Regarding" in Outlook für CRM 2011
29. August 2013 14:11
Erst mal ein "Hallo" an das Forum als CRM- und Forums-Neuling mit der Hoffnung, dass hier jemand einen hilfreichen Hinweis für mich hat.
Wir implementieren gerade Dynamics CRM 2011 bei uns in der Firma, wobei die "Set Regarding"-Funktion (Tracken von Mails aus Outlook an bestimmten CRM-Datensätzen) des Outlook-CRM-Clients eine der Funktionen sein wird, die am meisten genutzt wird. Die Mails sollen an eine eigens erstellte Entität angehängt werden, um den kompletten Akquise-Verlauf nachverfolgen zu können.
Das Problem hierbei ist aber, dass ich bis jetzt keine wirkliche "Anleitung" für die Funktion finden konnte, obwohl ich schon einiges selber herausgefunden bzw. Online recherchiert habe. Trotzdem treten immer wieder Konstellationen auf, wo das "tracken" mal wohl und mal nicht funktioniert wie angenommen.
Ich habe hierzu auch folgenden hilfreichen Beitrag gefunden, der aber trotzdem noch Fragen offen lässt (inklusive der Nachfolgebeiträge):
http://community.dynamics.com/crm/b/dynamicscrmsupportblog/archive/2012/10/10/crm-email-tracking-part-1.aspx
Daher folgende Fragen:
1. Bei uns werden normalerweise Anfragen von einem Team bearbeitet. Haben alle aus dem Team eine bestimmte Mail erhalten und einer aus dem Team nutzt die "Set-Regarding"-Funktion für diese Mail (ohne sie nochmals an die anderen zu versenden), wird dann die Mail in den Outlook-Ordnern der anderen auch als "getracked" markiert bzw. kann man dies einstellen?
2. Wenn man im Outlook-Posteingang "Set-Regarding" nutzen will, steht kein Auswahl-Menü bzw. die zuletzt aufgerufenen CRM-Datensätze zur Verfügung. Wenn man die Mail selber aber öffnet, ist eine Auswahl vorhanden. Kann man dies so einstellen, dass dies auch zur Verfügung steht (Auswahl/ zuletzt aufgerufene Einträge), wenn man die Mail nicht geöffnet hat?
3. Gibt es grundsätzlich ein Whitepaper oder ein Buch, wo die unterschiedlichen Konstellationen und vor allem deren Auswirkungen detailliert erklärt werden? Die Einstellmöglichkeiten sind ja hier in den persönlichen/ System-Optionen und im Diagnosetool von CRM.
4. Ich weiß aus meiner Recherche, dass man die Auswahlliste der "Set Regarding"-Funktion ändern kann (es soll nur unsere Custom-Entität aufrufbar sein um den Anwendern das Leben leichter zu machen). Dazu habe ich auch Online einiges gefunden. Jedoch fehlt mir einiges an Hintergrundwissen, um dies Umsetzen zu können. Gibt es hier evtl. eine "Anleitung", die einen verständlich durch die Umsetzung führt?
Ich würde mich über Input von euch freuen und bedanke mich im Voraus schon mal für eure Mühe.
Grüße vom Kleinmeister
Wir implementieren gerade Dynamics CRM 2011 bei uns in der Firma, wobei die "Set Regarding"-Funktion (Tracken von Mails aus Outlook an bestimmten CRM-Datensätzen) des Outlook-CRM-Clients eine der Funktionen sein wird, die am meisten genutzt wird. Die Mails sollen an eine eigens erstellte Entität angehängt werden, um den kompletten Akquise-Verlauf nachverfolgen zu können.
Das Problem hierbei ist aber, dass ich bis jetzt keine wirkliche "Anleitung" für die Funktion finden konnte, obwohl ich schon einiges selber herausgefunden bzw. Online recherchiert habe. Trotzdem treten immer wieder Konstellationen auf, wo das "tracken" mal wohl und mal nicht funktioniert wie angenommen.
Ich habe hierzu auch folgenden hilfreichen Beitrag gefunden, der aber trotzdem noch Fragen offen lässt (inklusive der Nachfolgebeiträge):
http://community.dynamics.com/crm/b/dynamicscrmsupportblog/archive/2012/10/10/crm-email-tracking-part-1.aspx
Daher folgende Fragen:
1. Bei uns werden normalerweise Anfragen von einem Team bearbeitet. Haben alle aus dem Team eine bestimmte Mail erhalten und einer aus dem Team nutzt die "Set-Regarding"-Funktion für diese Mail (ohne sie nochmals an die anderen zu versenden), wird dann die Mail in den Outlook-Ordnern der anderen auch als "getracked" markiert bzw. kann man dies einstellen?
2. Wenn man im Outlook-Posteingang "Set-Regarding" nutzen will, steht kein Auswahl-Menü bzw. die zuletzt aufgerufenen CRM-Datensätze zur Verfügung. Wenn man die Mail selber aber öffnet, ist eine Auswahl vorhanden. Kann man dies so einstellen, dass dies auch zur Verfügung steht (Auswahl/ zuletzt aufgerufene Einträge), wenn man die Mail nicht geöffnet hat?
3. Gibt es grundsätzlich ein Whitepaper oder ein Buch, wo die unterschiedlichen Konstellationen und vor allem deren Auswirkungen detailliert erklärt werden? Die Einstellmöglichkeiten sind ja hier in den persönlichen/ System-Optionen und im Diagnosetool von CRM.
4. Ich weiß aus meiner Recherche, dass man die Auswahlliste der "Set Regarding"-Funktion ändern kann (es soll nur unsere Custom-Entität aufrufbar sein um den Anwendern das Leben leichter zu machen). Dazu habe ich auch Online einiges gefunden. Jedoch fehlt mir einiges an Hintergrundwissen, um dies Umsetzen zu können. Gibt es hier evtl. eine "Anleitung", die einen verständlich durch die Umsetzung führt?
Ich würde mich über Input von euch freuen und bedanke mich im Voraus schon mal für eure Mühe.
Grüße vom Kleinmeister
Re: "Set-Regarding" in Outlook für CRM 2011
29. August 2013 14:46
Hallo Kleinmeister,
bitte trenne gedanklich ganz stark zwischen dem Setzen eines Bezugs in Dynamics CRM-Dialog und dem Bezugsdialog bei den Emails im Outlook-Posteingang/Postausgang. Es wird zwar letztlich das gleiche Feld in der Datenbank angesprochen, aber das eine ist Outlook-Oberfläche und das andere Dynamics CRM-Oberfläche. Unterschiedliche Oberflächen, etwas unterschiedliches Vorgehen.
Ein Antwortversuch zu deinen Fragen
zu 1. Nein. Es wird eine Mail aus dem Outlook von Anwender A getrackt. Die (inhaltlich identische) Mail im Outlook von Anwender B ist technisch eine unabhängige Mail. Da bekommt man keinen Abgleich hin, auch Anwender B kann tracken. Dann wäre die Mail doppelt in Dynamics CRM-Historie enthalten.
zu 2. Nein, kann man meiner Meinung nach nicht einstellen. Im Posteingang bist du im Outlook-Umfeld. Du kannst die Mail dann in der CRM-Darstellung öffnen, damit hast du dann die CRM-Funktionalität mit den zuletzt geöffneten Kontakten verfügbar.
Ich behelfe mir damit, dass ich (wenn ich eine Mail tracken will) dann den Mailausgang / Maileingang nach gleichem Empfänger bzw. Absender sortiere. Wenn es dann mehrere (nicht geträckte) Elemente zum gleichen Kontakt gibt, dann sind alle untereinander angeordnet. Kann also mehrere Elemente markieren und muss nur einmal nach Kontakt suchen.
zu 3. Das Zusammenspiel zwischen OL und CRM im Fall von Löschen wird z.B. Microsoft Dynamics CRM 2011 - Grundlagen von Microsoft Press beschrieben. Das Tracking / Set Regarding wird aber oft eher kurz abgehandelt. Es gibt bei einen großen Internetversender viele Bücher zu Dynamics CRM, bei denen man einfach mal die Inhaltsverzeichnisse durchblättern kann. Eigentlich arbeite ich immer über Set Regarding, weil das Tracking gleich damit einschließt
zu 4. Du kannst in Dynamics CRM die Entitäten eingrenzen, die bei einem Lookup (z.B. Feld Bezug) in einem CRM-Dialog angezeigt werden. Das geht über JScript beim Onload-Event. Stichwort zur Recherche: document.getElementById(‘regardingid’).setAttribute(‘lookuptypes’, ’1′);
Wenn du aber in Outlook bei den E-Mail den Bezug setzen möchtest, dann kannst du in dem Outlook Dialog den Umfang der Anzeige meiner Meinung nach nicht beeinflussen (weil es halt ein Outlook-Addin ist)
bitte trenne gedanklich ganz stark zwischen dem Setzen eines Bezugs in Dynamics CRM-Dialog und dem Bezugsdialog bei den Emails im Outlook-Posteingang/Postausgang. Es wird zwar letztlich das gleiche Feld in der Datenbank angesprochen, aber das eine ist Outlook-Oberfläche und das andere Dynamics CRM-Oberfläche. Unterschiedliche Oberflächen, etwas unterschiedliches Vorgehen.
Ein Antwortversuch zu deinen Fragen
zu 1. Nein. Es wird eine Mail aus dem Outlook von Anwender A getrackt. Die (inhaltlich identische) Mail im Outlook von Anwender B ist technisch eine unabhängige Mail. Da bekommt man keinen Abgleich hin, auch Anwender B kann tracken. Dann wäre die Mail doppelt in Dynamics CRM-Historie enthalten.
zu 2. Nein, kann man meiner Meinung nach nicht einstellen. Im Posteingang bist du im Outlook-Umfeld. Du kannst die Mail dann in der CRM-Darstellung öffnen, damit hast du dann die CRM-Funktionalität mit den zuletzt geöffneten Kontakten verfügbar.
Ich behelfe mir damit, dass ich (wenn ich eine Mail tracken will) dann den Mailausgang / Maileingang nach gleichem Empfänger bzw. Absender sortiere. Wenn es dann mehrere (nicht geträckte) Elemente zum gleichen Kontakt gibt, dann sind alle untereinander angeordnet. Kann also mehrere Elemente markieren und muss nur einmal nach Kontakt suchen.
zu 3. Das Zusammenspiel zwischen OL und CRM im Fall von Löschen wird z.B. Microsoft Dynamics CRM 2011 - Grundlagen von Microsoft Press beschrieben. Das Tracking / Set Regarding wird aber oft eher kurz abgehandelt. Es gibt bei einen großen Internetversender viele Bücher zu Dynamics CRM, bei denen man einfach mal die Inhaltsverzeichnisse durchblättern kann. Eigentlich arbeite ich immer über Set Regarding, weil das Tracking gleich damit einschließt
zu 4. Du kannst in Dynamics CRM die Entitäten eingrenzen, die bei einem Lookup (z.B. Feld Bezug) in einem CRM-Dialog angezeigt werden. Das geht über JScript beim Onload-Event. Stichwort zur Recherche: document.getElementById(‘regardingid’).setAttribute(‘lookuptypes’, ’1′);
Wenn du aber in Outlook bei den E-Mail den Bezug setzen möchtest, dann kannst du in dem Outlook Dialog den Umfang der Anzeige meiner Meinung nach nicht beeinflussen (weil es halt ein Outlook-Addin ist)
Re: "Set-Regarding" in Outlook für CRM 2011
30. August 2013 11:13
Hallo,
und erst einmal herzlich willkommen in unserem Forum
Ich kann nur allen Antworten von Markus zustimmen, die von dir gewünschten Funktionen gibt es ohne eine aufwendige Programmierung nicht.
und erst einmal herzlich willkommen in unserem Forum
Ich kann nur allen Antworten von Markus zustimmen, die von dir gewünschten Funktionen gibt es ohne eine aufwendige Programmierung nicht.