Einkauf: Bester Weg eingehende Dokumente zu speichern?

Hallo,

wir möchten alle mit einem Einkauf/Verkauf in Zusammenhang stehenden Dokumente in Business Central speichern und nicht separat ablegen müssen (z.b. im Sharepoint).

Beispiel Einkaufs-Ablauf siehe Datei-Anhang

Wir erhalten vom Lieferanten im Extremfall 4 PDFs bzw. generieren uns diese z.B. aus einer E-Mail. Bislang haben wir die Dokumente separat auf einem Laufwerk gespeichert, was unschön und aufwändig ist. Wir würden stattdessen diese eingehenden Dokumente entsprechend im Laufe des Einkaufs-Ablaufes hinzufügen, bis wir bei einer gebuchten Lieferung und gebuchten Rechnung angelangt sind.

Wie erfassen wir die Belege am Besten, sodass wir sie einfach wiederfinden und ein einfacher Workflow erhalten bleibt?

Bin für Vorschläge dankbar!

Viele Grüße
Andreas

P.S. Das gleiche gilt natürlich auch für andere Abläufe wie Reklamationen oder Verkäufe etc. Ich nehme an, wenn man eine schöne Lösung gefunden hat, dann kann man diese auf die anderen Abläufe abstrahieren.

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? In den Belegen hat es doch die 'Anhänge'?

Es gibt standardmäßig überall die Links (Tabelle "Record Link"). Man kann sich auch ein "Drag & Drop" Add-in basteln und das ggf. mit den Record Links verbinden. Ich persönlich bin aber der Meinung dass NAV kein DMS ist, würde die Dokumente in NAV also nur verlinken und in einem DMS oder SharePoint ablegen.

Es gibt einige DMS Systeme welche mit NAV ganz toll zusammenarbeiten, haben uns einige zeigen lassen als bei uns das Thema Revisionsicheres Archiv aufkam, mein Favorit docuware (auch am teuersten).

Unsere Branchenlösung hat ein Modul welches ein Drag&Drop AddIn für die Belege bereitstellt, die dahin gezogenen Dokumente werden in einer Separaten SQL Datenbank gespeichert. Dafür haben wir aber noch kein Arbeitsablauf geschaffen, und derzeit ist es auch so bei uns das Dokumente "irgendwo" auf ein Laufwerk im Netzwerk gespeichert werden, und bei Bedarf "natürlich" nie die passenden Dokumente gefunden werden

Wir nutzen bei uns Continia Document Capture für den Empfang eingehender Belege.
Als DMS verwenden wir d3, welches wir über das AddOn "d.link" aus NAV "füttern".
Über eine kleine Individualanpassung können wir so auch die eingehenden Belege aus Document Capture an d3 übergeben, indem wir die DropZone von d.link simulieren.